En el día a día de nuestra empresa/despacho el tiempo es uno de los principales recursos escasos y la denominada Gestión Administrativa 4.0 puede ayudarnos a liberar tiempo para lo que realmente aporta valor al cliente. Sin duda, la gestión administrativa es considerada una de las actividades más significativas y relevantes en las organizaciones, pero puede conllevar una gran cantidad de problemas, como firmas de contratos con proveedores que se eternizan o incluso dificultades para pagarles en tiempo, pérdida de contratos con clientes por incrementos en costes que no aportan valor, o sanciones por no firmar en tiempo y forma contratos laborales.
Entre estas tareas rutinarias pero claves para dar un buen servicio, se encuentra la gestión de facturas, que de forma tradicional se ha “comido” una parte muy importante de nuestra jornada laboral. Sin embargo, la época en que los clientes traían al despacho la carpeta con las facturas, las procesabas y presentabas las declaraciones en papel ha pasado, sobre todo, en el actual entorno post-Covid.
La automatización de este tipo de procesos y el uso de tecnologías Robotic Process Automation (RPA) se está imponiendo y son muchas las empresas que nos ofrecen soluciones integrales, si bien también es posible apostar por la opción de la cultura maker (“házlo tú mismo”).
En este contexto, el pasado 3 de marzo el Consejo General de Economistas de España organizó un webinar impartido por Daniel Cerqueiro, el director de marketing y comunicación de Docuten-Enxendra, con el título “Gestión administrativa 4.0: digitalización y eficiencia operativa”, donde se explicó cómo mejorar la eficiencia operativa de nuestro negocio, en concreto, con lo que tiene que ver con la digitalización de los procesos administrativos a través de la firma digital (algoritmo que permite identificarnos inequívocamente, garantizando la integridad documental al impedir cualquier modificación posterior del documento) y la factura electrónica, que es la que se expide y recibe en formato electrónico y que hace innecesario su envío y custodia en papel.
El Reglamento UE 910/2014 eIDAS, aplicable desde el 1 de julio de 2016, nos permite dos niveles de firma electrónica: la avanzada, que no necesita de un certificado cualificado (como el expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre – FNMT), y la cualificada, que sí se basa en ese tipo de certificados. Ambas firmas “no difieren en validez sino en usabilidad y seguridad”, afirma Daniel Cerqueiro.
Respecto de las facturas electrónicas, en España dos son las plataformas online que a nivel institucional se ponen a nuestra disposición:
- FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas), de uso obligatorio para los contratistas y subcontratistas de los contratos del Sector Público, si bien las Comunidades Autónomas pueden tener otros puntos de entrada.
- FACeB2B (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas entre Empresas), que se recoge en la nueva Ley de Contratos y empezó a aplicarse el 30 de junio de 2018.
Además, desde el 1 de julio de 2017 el Suministro Inmediato de Información (SII) es el sistema de gestión electrónico para la declaración telemática de los Libros Registro del Impuesto de Valor Añadido (IVA), a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT), para todos aquellos sujetos pasivos con obligación mensual de autoliquidación de este impuesto.
La tendencia de la legislación futura seguirá abocándonos hacia la digitalización, pero sin duda hay que verlo como una oportunidad de ser más competitivos. Lo realmente interesante de implementar estas nuevas tecnologías son las ventajas que nos puede reportar, tanto a nivel de facilitar el control, evitando las pérdidas de documentos, como reduciendo costes y tiempos de gestión que nos permiten ser más ágiles y eficientes en los procesos administrativos. En este sentido, Daniel Cerqueiro presentó los resultados de un estudio de costes realizados a El Sol Grupo, en donde se produjo un ahorro de costes de un 67,72% a favor del método digital de gestionar facturas y contratos sin papel, frente al método tradicional en papel. Además, el sistema digital o sin papel, supone otra ventaja adicional: la sostenibilidad como valor añadido, pues cada 1.000 hojas que no evitas utilizar, ahorras 0,66 kg. de CO2 emitido a la atmósfera, 9 kg. de madera y 10.000 litros de agua.
En definitiva, la respuesta a la pregunta que nos hacíamos al principio es que efectivamente es posible gestionar los procesos administrativos sin utilizar papel, consiguiendo además de ser más ecológicos, reducir errores y un ahorro de costes y tiempo, recursos que podemos dedicar a otras actividades que efectivamente generen valor al cliente.
