El arte de medir (I)


Esta es la primera parte de dos, de un capítulo que escribí durante la pandemia y que forma parte del libro “Cómo elegir bien a tu asesor fiscal, contable o laboral” que se ha escrito con artículos aportados por distintos Despachos Profesionales.

Espero que te guste y si quieres tener una copia en pdf del libro ponte en contacto conmigo y te lo haré llegar.

Vivimos en una era en la que no podríamos tener más información y sin embargo no sabemos cómo gestionarla. De hecho, tenerla no nos da conocimiento ni comprensión y por tanto necesitamos de herramientas y de personas que nos ayuden a procesarla y entenderla.

Herramientas de procesado de datos como el Big Data o el Business Intelligence nos ayudan a mejorar la toma de decisiones gracias a una ordenación lógica, previamente filtrada, de esos datos que se encuentran dispersos.

En el mundo empresarial, la razón por la que un cliente decide contratar a un Despacho Profesional, sobre todo en sus comienzos, es porque no tiene ese conocimiento dentro de la empresa y consigue mayores servicios que el coste salarial que le supone un empleado que se dedique a esos menesteres.

De esta forma, el Despacho (le llamaremos Asesor) se va convirtiendo en su compañero de viaje a lo largo de la vida de la empresa, va aplaudiendo sus logros y sufriendo sus tropiezos y vaivenes.

En el sector de los Despachos Profesionales, con la mejora de los sistemas de información, se ha ido produciendo una diferenciación entre ellos.

  • Aquellos que continúan con el tratamiento de datos de manera tradicional, y el tiempo dedicado al cliente es única y exclusivamente procesado de información contable y fiscal, sin tiempo para el análisis
  • y aquellos otros que, utilizando las nuevas oportunidades que ofrece el mercado, han decidido digitalizar su negocio haciendo esas tareas rutinarias de una forma automática mediante software especializado. El tiempo que le dedican al cliente es para entender de una manera más profunda su empresa y sector y ayudarle a analizar sus datos, convirtiéndose de verdad en un partner de su negocio.

Se produce así un cambio de mentalidad en parte del sector, en el que el nuevo valor añadido que quieren ofrecer a sus clientes pasa por ofrecerles nuevos servicios que de verdad les ayuden a crecer y a mirar al futuro con optimismo. Tienen una visión de los sectores muy amplia al trabajar con empresas, tamaños y entornos distintos.

Herramientas de Business Intelligence como el Power BI les pueden servir de apoyo para ese análisis de datos gracias a su inmediatez y disponibilidad en cualquier plataforma.

Para ampliar lo anteriormente expuesto, nos planteamos una serie de preguntas que iremos desarrollando en el artículo.

1.- ¿Cuáles son los nuevos servicios de valor añadido?

2.- ¿Qué herramientas de procesado de datos utilizan para apoyar sus análisis?

3.- ¿Qué cualidades tiene este Asesor?

1.- ¿Cuáles son esos nuevos servicios?

El Asesor tiene la suerte de poder contar con toda la información de la compañía. Tiene sus Balances, diarios, Cuenta de pérdidas y Ganancias, sabe su estructura laboral, sus impuestos y aplazamientos, su estructura jurídica…. Por tanto, indirectamente, se ha convertido en su Director Financiero y Controller y el cliente debe de aprovechar esa oportunidad para que le asesore y le ayude.

Algunos empresarios se encuentran solos en su gestión y aunque su intuición para los negocios y poca aversión al riesgo les ha servido para crecer y continuar en el mercado, hay un punto en la vida de la empresa que se necesita de conocimientos específicos que creen sinergias con esa intuición del Gerente para que sus decisiones lleguen a ser más acertadas o menos erróneas.

El Asesor. con sus conocimientos financieros y del sector va a poder asesorar al cliente en la interpretación de los números, incidiendo en distintos indicadores de negocio que le permitirán al cliente saber qué palancas mover o ajustar. Adicionalmente se puede hacer un seguimiento de las cifras del negocio y anticiparse a situaciones críticas.

Los distintos parámetros que pueden analizarse son el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y los Presupuestos. Dentro de cada uno de los bloques se pueden estudiar multitud de parámetros, pero aquí expongo algunas partidas que considero importantes pero que no son las únicas.

A. Estructura del Balance
  • Inmovilizado: Cuando se decide realizar una inversión, se necesitan unos análisis previos que pocas veces se hacen.Pongamos un ejemplo. La empresa Gestiones SA se dedica a la producción de cartones con papel reciclado y debido a la fuerte demanda del comercio online, los pedidos de sus clientes se han incrementado en un 20%. La máquina de secado de la pasta de papel tiene ya 20 años y se necesita cambiar ya que el software se ha quedado obsoleto, la producción no es suficiente para cubrir la demanda y en la actualidad existen unas técnicas de secado más eficientes que les va a permitir ahorrar entre un 15% y 10% en energía.El planteamiento ahora es saber de todas las máquinas que existen en el mercado, cuál comprar y qué tamaño.Para ello lo primero que tienen que hacer es ver la capacidad de producción mensual para poder cumplir con los pedidos actuales y con una proyección a mínimo 10 años vista, si puede ponerse en marcha por tramos, cuántos son los gastos de mantenimiento, cada cuánto tiempo hay que hacer una gran reparación o qué software utiliza y periodicidad de las actualizaciones.Una vez decidida la máquina, el siguiente análisis es ver cómo se financia. ¿qué es mejor, un préstamo a largo plazo, un leasing, existen ayudas locales, estatales o de la Unión Europea para esta inversión?Con el indicador Rentabilidad sobre Activos (ROA = Beneficio antes de impuestos/Activo Neto inicial)) podremos saber la rentabilidad de los nuestros y si estamos realizando buenas inversiones.

 

  • Clientes: ¿Cuántas veces pensamos que un cliente es rentable y cuando se ha profundizado en sus cifras nos hemos dado cuenta de que no era así?El Asesor con los datos que tiene puede dar información de los clientes con mayor volumen de facturación, ayudar a hacer clasificaciones de estos y saber la rentabilidad de cada uno. Con todos estos indicadores, la empresa puede actuar en consecuencia dedicando más tiempo y esfuerzo a aquellos que realmente le están dando mayor margen.Un análisis de su capacidad y comportamiento de pago, también nos ayuda a esa clasificación.

  • Mejora de la liquidez. Gracias al análisis del Estado de Flujos de Efectivo, podemos ver dónde se ha ido nuestra tesorería en el año y cómo podemos optimizarla para el ejercicio siguiente.Existen distintas fórmulas para mejorar la liquidez a corto plazo. A continuación, nombramos algunas:Estudio de los períodos medios de cobro, de pago y de días de almacenamiento de stocks. El objetivo es que los clientes nos paguen en el menor tiempo posible, pagar a los proveedores a un tiempo mayor que los clientes y que los stocks estén el en almacén el menor número de días.Así mismo, existen otras fórmulas como el factoring y descuentos de efectos para anticipar los cobros de clientes y el confirming que ayuda a los proveedores a cobrar antes sus facturas, aunque nosotros tengamos periodos de pago muy altos y por tanto nuestro cash continúe en la empresa hasta la fecha de vencimiento.
  • Fondo de Maniobra (FM) y Necesidades Operativas de Fondos (NOF). Estos dos indicadores nos dicen cuánto dinero necesita nuestra empresa para funcionarA corto plazo
    NOF = Existencias + Clientes +Tesorería operativa- proveedoresA largo plazo
    FM = Activo No Corriente – Deudas largo plazo – Patrimonio NetoUn equilibrio y conocimiento de estas dos variables harán que no nos financiemos a largo plazo con la liquidez generada a corto y viceversa. Podremos saber cuándo es mejor pedir una póliza de crédito o un préstamo a largo plazo.

B. Cuenta de Pérdidas y Ganancias
  • Margen Bruto: Análisis del margen de un producto o servicio sin tener en cuenta los gastos no asociados al mismo.Su evolución permite comprobar, por un lado, si las políticas de pricing son las adecuadas, si el volumen de ventas es suficiente, y por otro, si los costes de materias primas o servicios de terceros son los adecuados para el margen que queremos tener, o se está consumiendo más de lo previsto.El asesor, con su experiencia, puede ayudar a elaborar una cuenta de pérdidas y ganancias analítica, ajustada a la empresa, que le permitirá analizar su negocio desde un punto de vista estratégico.
  • EBITDA (Resultados antes de intereses, impuestos y amortizaciones). Este indicador mide la rentabilidad del negocio sin variables ajenas. En este caso si se tienen en cuenta los gastos indirectos de la empresa como son los sueldos, alquileres, suministros etc…
  • Gastos indirectos: ¿Cómo pueden reducirse estos gastos para mejorar el EBITDA sin que el negocio sufra?, simplemente cambiando o negociando con el proveedor, modificando políticas de viajes, analizando procedimientos de gastos generales…
C. Presupuestos

Los presupuestos como herramienta estratégica es una variable que no se utiliza a menudo en las PYMES, y que sin embargo tiene un potencial enorme ya que obliga al empresario a desarrollar un plan de acción muy concreto en función de sus objetivos a corto y medio plazo.

Con la información que se tiene del ejercicio anterior, se suele iniciar el proceso presupuestario en septiembre, para que dé tiempo a que esté finalizado y aprobado antes de final de año y así comenzar el nuevo ejercicio con unos objetivos claros.

En este proceso, y dependiendo del tamaño, deben de estar involucrados los directores de todas las áreas de la empresa más el Asesor y el Gerente. De esta forma los responsables pueden aportar su conocimiento y las soluciones para alcanzar esos objetivos que se quieren conseguir.

En este caso, la figura del Asesor es fundamental porque tiene la visión de toda la empresa y conocimientos amplios del sector, y sirve de unión de los presupuestos de toda la organización. Es la persona que a lo largo del año va a realizar el seguimiento y comparación con los datos reales y necesita saber el por qué se confeccionó de una manera y no de otra para sacar sus conclusiones mensuales.

Con las mejoras en los sistemas de información, la tendencia actual para la elaboración de los presupuestos no es tomar los datos históricos y multiplicarlos por un porcentaje sino utilizar “los datos históricos para elaborar modelos estadísticos predictivos que permitan estimar evoluciones futuras de variables críticas para la compañía

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Eva Ballester

“Ayudo a través de la gestión financiera y las nuevas tecnologías, a mejorar la rentabilidad de tu negocio”

Asesora financiera y Control de Gestión

www.evaballester.com

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