El arte de medir (II)


Continuamos con la segunda parte del capítulo de El Arte de Medir publicado en el libro “Cómo elegir a tu asesor fiscal, contable o laboral”, escrito durante la pandemia por distintos Despachos Profesionales.

 

2.- ¿Qué herramientas de procesado de datos se utiliza?

Hasta hace pocos años, los informes que se daban a la Dirección eran principalmente en papel, tardaban varios días en confeccionarse y el margen de error era alto. Algunos siguen siendo difíciles de interpretar ya que contienen mucha información en muy poco espacio.

¿Cuántas veces hemos tenido la documentación preparada para una reunión y en el último momento ha habido un cambio que ha hecho modificar algún informe y posteriormente se ha tenido que dar explicaciones de por qué una misma variable es distinta dependiendo de qué informe? Yo he sufrido esa situación y se pasa realmente mal.

Con las nuevas tecnologías, el modelo de reporting que se está implantando es distinto y posiblemente el Asesor con el que trabaja, ya tenga instalado para su propio Despacho una de estas herramientas de Business Intelligence. Desde mi punto de vista y mi experiencia, esta tecnología ha abierto nuevas formas de medir y analizar porque datos complejos se transforman en informes simples, visuales y entendibles para todos los públicos. Es el futuro que ya ha llegado.

Existen muchas de ellas en el mercado, pero Power BI de Microsoft es, en la actualidad del número uno, principalmente por el bajo coste de sus licencias y por ser una aplicación que tiene código abierto. Esto supone que personas en todo el mundo, aunque no trabajen en Microsoft, puedan estar desarrollando nuevas funciones y mejoras del producto, haciéndola más accesible y con actualizaciones mensuales que van optimizando la herramienta.

Se ha demostrado que la mente humana retiene el 80% de la información cuando esta se representa de forma visual y sólo un 20% cuando se transmite de forma escrita.

Una de las grandes potencialidades que tiene Power BI es la cantidad de información que se puede representar gráficamente haciendo que el destinatario, normalmente el Gerente, retenga y visualice las variables más importantes de su negocio en un segundo. Estas variables ya han sido consensuadas con su Asesor y la información la va a obtener del ERP que tenga el Despacho y de otras fuentes de información como Excel, web, CRM etc…

 

Visión general de un Dashboard con indicadores clave de negocio (KPIs)

Los datos se actualizan al menos una vez al día y el margen de error es inexistente ya que el trato manual no existe, el programa recoge la información directamente del origen y una vez que está creado el informe sólo hay que esperar a tener los datos del mes. Con esta información el Asesor puede ayudar a interpretar los datos y orientar en las acciones a tomar en función de los resultados y las desviaciones al alza o a la baja que pudiera haber con el presupuesto.

Es además multiplataforma. El Gerente puede visualizar sus datos desde el smartphone o Tablet, así como desde el ordenador.

Estos informes no son sólo financieros, pueden también ir orientados a temas laborales (como altas bajas, horas de presencia, control de turnos), Operacionales, web analitics, etc…

 

Tiene además una ventaja añadida y es la aplicación de distintos niveles de seguridad para un mismo informe por lo que dependiendo del usuario final, se podrá visualizar total o parcialmente la información.

 

3.- ¿Cuáles son las características de este Asesor?

Finalmente, y para acabar con la exposición, nos quedaría por determinar qué cualidades debe tener este Asesor que da un nuevo servicio añadido apoyado en las nuevas tecnologías.

Capacidades hard

  • Debe tener capacidad analítica y conocimiento financiero
  • Visión global de negocio
  • Capacidad técnica
  • Capacidad de resolución de problemas
  • Capacidad de desarrollo tecnológico

Capacidades soft

  • Capacidad de comunicación
  • Creatividad para hacer entendible aquello que no es fácil de entender, como son los números.
  • Tener credibilidad
  • Capacidad de liderazgo; por un lado, que sea capaz de ayudar, explicar, escuchar, pero por otro ser exigente con el cliente y decir que no cuando sea necesario.

 

Conclusiones

En este mundo en continuo cambio, las profesiones tienen que ir adaptándose, y la profesión de Asesor, desde mi punto de vista es una de las más complicadas, pero más satisfactorias porque siendo una persona externa a la organización, tiene que ser capaz de actuar y de que le reconozcan como si fuera interno y además ayudar y contribuir con su saber hacer y actuar a que las compañías crezcan y mejoren.

El futuro de los Despachos Profesionales está por ofrecer valores añadidos a los que ofrece actualmente, no hay vuelta atrás. Quien no mire hacia delante, se quedará en el camino.

La inversión en nuevas tecnologías es la mejor inversión de futuro que un Despacho puede realizar, ya que le podrá dedicar tiempo a lo realmente importante, el asesoramiento al Cliente. El departamento contable tiene que dejar de ser un mero procesador de datos y convertirse en analista de negocio. Esto, unido a nuevos servicios de Dirección Financiera y Controlling externo, apoyándose en herramientas de business intelligence como Power BI, harán del Asesor, el mejor partner que una empresa pueda tener.

El arte de medir es la capacidad del Asesor de hacer comprensible los datos de su negocio, exponer visualmente los indicadores clave, de tal forma que los usuarios finales retengan mejor la información y la entiendan, aportando recomendaciones, después del análisis de la información, que mejoren la marcha de la empresa.

Me gustaría finalizar con una frase que creo resume casi todo lo aquí expuesto, mide para saber y entiende para actuar.

“Si no mides algo, no lo puedes entender. Si no lo entiendes, no lo puedes controlar. Si no lo controlas, no puedes mejorar”. H. James Harrington

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 Si quieres tener una copia en pdf del libro ponte en contacto conmigo y te lo haré llegar.

 

Eva Ballester

“Ayudo a través de la gestión financiera y las nuevas tecnologías, a mejorar la rentabilidad de tu negocio”

Asesora financiera y Control de Gestión

www.evaballester.com

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