¿Quieres un robot trabajando para tu despacho?


¿Quieres un robot trabajando para tu despacho?

Decir en pleno 2021 que los Economistas debemos apoyarnos en la tecnología creo que es algo obvio, pero no siempre es fácil saber sobre cual apoyarse para facilitar nuestro trabajo, debido a la amplia oferta existente.

En este post voy a hablar de una tecnología que está sufriendo un proceso de democratización a alta escala en los últimos tiempos que estoy convencido que puede ayudarnos a todos, como usuarios de negocio.

Esta tecnología se denomina RPA de sus siglas en inglés Robotic Process Automation, lo que es lo mismo, la automatización robótica de procesos de negocio.

Replica las acciones de un ser humano interactuando frente a una interfaz de usuario (UI) de cualquier sistema informático.

Cuando hablamos de robots se tiende a pensar en grandes máquinas que llevan a cabo tareas en industrias, como por ejemplo en cadenas de montaje. RPA extrapola esa idea a sistemas informáticos, por lo tanto, podemos decir que RPA son robots de software.

CASOS DE USO HABITUALES:
  • Generación automática de informes.
  • Organizar y preparar datos para una posterior exportación a BBDD
  • Conectar diferentes sistemas informáticos y/o aplicaciones entre sí para envío/recepción de datos.
  • Envío de e-mails de aprobación de cuentas a pagar según parámetros, por ejemplo, según importe.
  • Realización de analíticas de revisión.
  • Descarga de movimientos bancarios y posterior importación en software contable para su conciliación.
  • Presentación automatizada de declaraciones o seguros sociales
  • Alta automatizada de datos de clientes
  • Captura y manipulación de datos para cumplimento de reporting.
  • Automatización de notificaciones de retrasos en cobros y pagos.
  • Iniciar sesiones en aplicaciones de escritorio o páginas webs y realizar tareas en ellas.
  • Mover archivos y/o carpetas
  • Copiar y pegar datos
  • Rellenar formularios
  • Extraer datos de documentos y navegadores
Cualquier proceso repetitivo de mucho volumen basado en reglas de negocio cumple los requisitos para ser automatizado por RPA.

La tecnología que utilizan los RPA en la actualidad es escalable, resistente y de bajo coste, lo que permite a cualquier usuario de negocio hacer uso de ellas sin conocimientos técnicos previos. Esto supone, en otras ventajas, que la automatización de procesos dentro de la empresa pueda ser abordada a un menor coste y tiempo que se invertía antes.

Otra de las principales características del RPA es que no es intrusivo, es decir, que utiliza la infraestructura existente en la empresa para desplegarse, sin provocar interrupciones en el sistema.

La rentabilidad y la conformidad ya no son un coste operativo, sino un subproducto de la automatización. ​

Los procesos automatizados mediante RPA se denominan también Bots (robots) y son capaces de imitar prácticamente la mayoría de las acciones que un usuario puede realizar en cualquier aplicación de escritorio o página web mediante el uso del teclado y ratón.

En definitiva, cualquier proceso repetitivo de mucho volumen basado en reglas de negocio cumple los requisitos para ser automatizado por RPA.

El RPA se centra en procesos repetitivos que aportan poco valor al trabajador, permitiendo a este desarrollar otras tareas de mayor valor para la empresa.

Los robots de software se configuran para ejecutar pasos previamente planificados de igual forma que lo haría un usuario humano. Se configuran a través de interfaz de usuario muy visuales low code (bajo código) o incluso no code (sin código), de modo que son configurables de una forma intuitiva tanto por personal de TI como usuarios de negocios. El RPA se centra en procesos repetitivos que aportan poco valor al trabajador, permitiendo a este desarrollar otras funciones de mayor valor para la empresa.

Hoy por hoy, los RPA no “aprenden” de su experiencia, pero si se configuran con funciones condicionales definidos durante el proceso de creación del bot, pueden resolver excepciones entre las distintas casuísticas que puedan encontrar al ejecutar sus tareas, aportando de esta forma unas capacidades muy potentes hacia su autonomía y eliminación de errores.

Para implantar RPA con éxito en las empresas en importante hacer una lista de las tareas que a priori se pretenden automatizar, para ello es muy importante involucrar a todas las personas que habitualmente realizan dichas tareas para conocer de primera mano sus impresiones y problemáticas comunes a la hora de realizar dichos procesos.
Tipos de RPA – Atendidos vs. Desatendidos

Existen 2 tipos de bots de RPA. Los Atendidos y los Desatendidos.

Los bots Atendidos se ejecuta en el PC y se configurar para que el usuario tenga la posibilidad de actuar, por ejemplo, en la selección de datos en función a lo que se muestre en cada momento en la pantalla, o para corregir posibles errores si fuese necesario.

En cambio, los bots Desatendidos se ejecutan incluso sin que el usuario haya iniciado sesión. Los flujos de trabajo se activan de forma autónoma.​ Con una buena planificación y configuración de las distintas casuísiticas que pueda encontrar durante la realización del proceso el bot se pueden automatizar procesos de gran volumen sin la necesidad de supervisión

Para implantar RPA con éxito en las empresas en importante hacer una lista de las tareas que a priori se pretenden automatizar, para ello es muy importante involucrar a todas las personas que habitualmente realizan dichas tareas para conocer de primera mano sus impresiones y problemáticas comunes a la hora de realizar dichos procesos. Tras analizar los procesos es muy importante seleccionar correctamente cuales serán los que se llevará a cabo su automatización. Hay que evitar la automatización de procesos poco repetitivos o incompletos, definir objetivos y beneficios esperados y realizar tantas pruebas de funcionalidad sean necesarias hasta conseguir bots estables y fiables.

Con una planificación previa debidamente fundamentada y estudiada en la empresa, el ROI de la implantación de RPA suele ser muy alto.

La implantación de RPA eleva los niveles de calidad en la estrategia de Transformación Digital de las empresas.

Puedes ponerte a trabajar desde ahora mismo con RPA para automatizar procesos, ya que desde Marzo de 2021 Microsoft ha puesto a disposición de todos los usuarios de Windows 10 su herramienta POWER AUTOMATE DESKTOP sin coste alguno, lo cual nos brinda una gran oportunidad para realizar nuestras automatizaciones como usuarios de negocio.

Foto de Phillip Glickman en Unsplash

30