Venturas y desventuras de un despacho profesional en el proceso de digitalización


El sector de asesorías y despachos profesionales sigue teniendo como reto la digitalización, ya sea de procesos internos como de aquellos que facilitan la comunicación con los clientes.

Desde nuestra firma evolucionamos constantemente con herramientas de transformación digital. A través de automatización de procesos y digitalización de datos, la mejora en la relación colaborativa con el cliente y la comunicación hacia el exterior, nos convertimos en un despacho próximo e innovador.

La primera condición para iniciar el proceso de transformación digital ha sido el convencimiento de la propia Dirección, así como transmitir al resto de personal la importancia de su implicación. La segunda condición, establecer un presupuesto de inversión de las herramientas tecnológicas que van a ser necesarias para optimizar los procesos, así como estimar el retorno de dicha inversión.

El punto de inflexión se inició en el año 2016, con la implantación de un software de gestión especializado en asesorías, con una dedicación importante de recursos en la implantación y una elevada inversión económica. Pero nuestro primer viaje a la digitalización no estuvo exento de pequeños obstáculos en cuanto a resistencia al cambio, muchas horas dedicadas en la carga de información y errores iniciales por falta de suficiente formación.

Los resultados fueron muy beneficiosos en cuanto a aumento de la productividad del personal, disponer de información centralizada en los diferentes departamentos y en profesionalizar la gestión del despacho con una orientación del mejor servicio al cliente.

A partir de ese momento, la tecnología paso a desempeñar un papel fundamental en el despacho para mejorar la productividad de nuestro equipo. El principal valor que debe ofrecer un despacho es un SERVICIO DE CALIDAD, CONOCIMIENTO ESPECIALIZADO, ATENCIÓN CONTINUA, PROACTIVIDAD Y AGILIDAD.

El perfil del profesional del despacho debe estar alineado con los valores que fundamentan la visión del despacho. La tecnología se debe ocupar de tareas administrativas y de poco valor para el trabajador, pasando a desempeñar un rol donde prevalece la confianza y comunicación efectiva para solucionar los problemas de sus negocios.

Los proyectos que se han llevado a cabo hasta la fecha han sido los siguientes:

  • Gestor documental en cloud. Con herramientas integradas que permiten compartir la información y documentación con los clientes y establecer una relación colaborativa con ellos, ganando autonomía y eficiencia.
  • Solución colaborativa de automatización de procesos contables. Simplifica el proceso contable con los clientes y mejora la rentabilidad y eficiencia del despacho.
  • Cambio de web para adaptarnos a los nuevos servicios del despacho. Se ha cambiado en dos ocasiones para incorporar los nuevos servicios del despacho y mejorar su adaptación a los diferentes dispositivos.
  • Inversión en infraestructura de hardware, para dar soporte a los programas y aplicaciones que se están instalando en el despacho.
  • Estrategia de marketing digital a través de redes sociales (Facebook, LinkedIn y Youtube), blog corporativo y newsletter mensual.
  • Automatización de procesos de robotización (RPA) con la implantación de dos proyectos. Por un lado, el proceso de alta de trabajadores a cualquiera hora de la semana y, por otra parte, la gestión de partes incapacidad temporal.

Un aspecto fundamental es evaluar el retorno de la inversión y en este sentido hay que ser pacientes, ya que los principales protagonistas son los profesionales en cuanto a la implicación y convencimiento de los beneficios de la tecnología para su trabajo.

Otro reto importante es adaptarnos a las exigencias de la AEAT y de la nueva tipología del cliente digital. Un objetivo estratégico es mejorar el flujo de información entre despacho y cliente, ya que se trata de cumplir con las obligaciones tributarias y tener la información precisa para la toma de decisiones efectivas.

Autor: Juan Antonio Moreno

Director de Consultoría Estratégica de ECM Asesores & Consultores

Fotografía de la portada de Andreas Klassen en Unsplash

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